۱- در اطلاعات جامع پژوهشی استاد از ردیف ۳۰ با عنوان “استاد راهنمای تحصیلی” فعالیت جدیدی با نوع خدمت “نامشخص” و کد خدمت ۱۵۲- استاد مشاور تحصیلی دانشجویان تعریف شود. لازم است فیلدهای تاریخ شروع، عنوان پست و دانشکده (با انتخاب از لیست) و گروه محل خدمت (با انتخاب از لیست) تکمیل گردند و وضعیت تایید برابر”عدم تایید” باشد و فعالیت ثبت شود.
۲- پس از ثبت فعالیت از طریق گزینه ارسال فرم تکمیل شده عملکرد استاد راهنمای تحصیلی بارگذاری شود و از طریق گزینه اصلاح وضعیت تایید به تایید ثبت کننده تغییر یابد.
۳-در ادامه لازم است فعالیت از طریق پیشخوان خدمت (تایید فعالیتهای پژوهشی) برای تایید به مدیر گروه ارسال شود.
۴- مدیر گروه پس از بررسی و مشاهده فرم تکمیل شده که با انتخاب گزینه اصلاح (آیکون مداد) در پیشخوان امکانپذیر است لازم است با انتخاب گزینه اصلاح وضعیت تایید را به تایید دانشکده تغییر داده و درخواست را از پیشخوان ارسال نماید.
۵-درخواست وارد کارتابل معاون آموزشی دانشکده شده و معاون آموزشی نیز می تواند درخواست استاد و اطلاعات فرم تکمیل شده را بررسی و در صورت موافقت درخواست را تایید و ارسال نماید.
۶-بعد ار طی این مراحل، فعالیت ثبت شده در صورت قرار گرفتن در بازه ی زمانی ترفیع استاد، قابل انتخاب در درخواست ترفیع استاد در ردیف استاد مشاور تحصیلی خواهد بود.